Le Project Portfolio Management

Comment jonglez-vous avec la multitude des projets qui fleurissent dans votre organisation ?

Les Directions sont assez friandes du mode projet. Moults changements ou réflexions stratégiques type OKR  débouchent sur la génération de chantiers ou de groupes de travail avec, in fine, des équipes terrain qui tirent la langue mais également une dispersion de l'énergie du collectif et des conflits dans l’allocation des ressources. Très concrètement, un manager voit arriver la bouche en coeur un membre du CODIR lui annoncer que son meilleur élément fera dorénavant partie du très stratégique projet RSE 2025 alors que, dans le même temps,  son service est en sous-effectif.

Quels sont , dès lors, les clés d’un management du portefeuille de projets ?

Clé N°1  Définir des critères précis pour la mise sur les rails des nouveaux projets

Avant de donner le GO sur un nouveau projet, passons-le par les fourches caudines du cadrage. Cela évitera de brûler du gaz pour rien en l'abandonnant en cours de route.

Clé N°2  Mettre en place une discipline de revue de projets

Ce tamis est incontournable pour avoir la maîtrise du flux de projets en cours. Cette bonne pratique permet de motiver les chefs de projets en jalonnant leur pilotage. Cela évite également de se retrouver avec une accumulation de projets zombis qui encombrent la bande passante des équipes générant au passage épuisement et amertume.

Clé N°3  Choisir son outil digital avec discernement

Le marché propose des outils dédiés au Portfolio Management. L’inconvénient est qu’ils nécessitent un temps non négligeable d’alimentation et d’appropriation. « Encore un outil » diront certains. Beaucoup d’organisations optent pour les outils déjà présents dans leur environnement comme Sharepoint par exemple.

Clé N°4  Diffuser la culture du Lean Management dans la gestion de projet

Mis à part les Chefs de projet entièrement dédiés à cette fonction, beaucoup d’acteurs clés sont mobilisés en transversal en parallèle de leurs missions opérationnelles initiales. C’est dire si chaque unité de temps consacrée à faire avancer les projets est précieuse et doit être questionnée et valorisée. D’où le souci constant de rituels de pilotage centrés sur l’essentiel, d’une répartition adéquate des ressources et d’une capacité d’acter les décisions que ce soit au niveau des équipes projet elles-mêmes ou des Comités de Pilotage.