Le mode projet pour un manager
Les managers rajoutent de plus en plus cette corde à leur arc, par ailleurs déjà bien pourvu. En plus de leur mission principale, ils se voient confier un à plusieurs projets parmi tous ceux qui fleurissent dans les organisations. Force est de constater que faute de temps, de moyens et parfois de formation sur le sujet, beaucoup d’entre eux se débattent tant bien que mal avec une équipe projet dont certains membres ne sont pas complètement dans le match. Allez, voyons les 5 règles d’or qui constituent sans doute les 20 /80 des bonnes pratiques en la matière.
1- Rester ferme sur le cadrage initial
Comme disait ma grand-mère, « Si tu plantes tordu, ça poussera tordu ». Autrement dit, rien ne sert de se lancer dans un projet mal pensé à l’origine. D’où l’importance pour le chef de projet de creuser la raison d’être, les attendus bref tout ce qui constitue le cadrage du projet et ce, même et surtout si le commanditaire du projet est un dépêche-toi (ce qui est le cas de nombreux dirigeants).
2- Rencontrer les membres de l’équipe projet avant la 1ère réunion projet
L’idée étant de les sonder en amont pour à la fois créer un premier contact mais surtout détecter les éventuels blocages et les traiter en individuel plutôt que les découvrir en live en pleine introduction de sa réunion de lancement. Principe de réalité : un dirigeant vous vendra toujours une feuille de match bien garnie de gentils membres tous plus motivés les uns que les autres. Dans les faits, ces équipiers pour le projet sont souvent déjà sous l’eau en termes de charge de travail et certains viennent même à reculons.
3- Responsabiliser chaque contributeur du projet
Le chef de projet est un chef d’orchestre pas un homme orchestre c’est dire si son rôle revient avant tout à coordonner et impliquer l’équipe. Sur ce registre, les « bonnes pâtes » ou « Fait plaisir » prompts à aider et à faire à la place des autres doivent s’affirmer davantage et se positionner sur le terrain du management transversal.
4- Automatiser les process de l’équipe projet
Distribuer les rôles pendant la réunion projet avec notamment une responsabilité tournante pour la rédaction du compte-rendu. Un compte-rendu se rédige en mode brouillon pendant la réunion. S’assurer dès le départ de la bonne coordination du groupe sur les outils collaboratifs de type Team ou Google Drive.
5- Clôturer le projet quoi qu’il arrive
Même quand un projet s’arrête avant terme et n’aboutit pas, il est important de clôturer. Dans ce cas, le sponsor (s’il existe) peut venir prêter main forte pour donner du sens à cette décision. Dans le cas où le projet aboutit, un moment pour capitaliser et surtout pour célébrer va permettre de recycler toute la fatigue, les frustrations et tensions vécues grâce à la création d’une mémoire positive pour le collectif.
